Co-Working Space คืออะไร? พร้อม 10 ฟังก์ชันที่สำคัญ

ในยุคสมัยที่การทำงานมีการใช้ระบบออนไลน์ สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ และบรรยากาศในการทำงานที่ไม่เคร่งเครียดเกินไปก็ส่งผลทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น Co-working Space คงเป็นพื้นที่ที่ตอบโจทย์ในข้อนี้เป็นอย่างดี

สำหรับการทำงานในพื้นที่ของ Co-working Space ฟังก์ชันที่เกิดขึ้นในพื้นที่จะเป็นตัวกำหนดเลยว่า พื้นที่การทำงานนี้เป็นพื้นที่การทำงานที่ดีหรือไม่ นอกจากฟังก์ชันที่ต้องรองรับกับการทำงานในหลายรูปแบบ เช่น การทำงานคนเดียว การทำงานแบบกลุ่ม หรือการทำงานในรูปแบบระบบบริษัทขนาดเล็กแล้ว ฟังก์ชันอื่นๆที่ช่วยเพิ่มความสะดวกสบาย

ในบทความนี้ Office Hub จะมานำเสนอ Co-working Space คืออะไร ? พร้อม 10 ฟังก์ชันสำคัญ เพื่ออธิบายแนวคิดและรูปแบบการใช้งานของ Co-working Space ให้เข้าใจง่ายที่สุด

Co-working Space หมายถึง คือพื้นที่ทำงานส่วนกลางที่เปิดให้บุคคลหรือองค์กรหลายแห่งใช้งานร่วมกัน โดยมีสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น อินเทอร์เน็ต ห้องประชุม และพื้นที่ส่วนกลาง เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์ Startup และธุรกิจที่ต้องการความยืดหยุ่นในการเช่าพื้นที่ทำงาน ไม่ต้องอิงระบบเหมือนกับออฟฟิศปกติ Co-working Space จึงเป็นที่นิยมสำหรับ ผู้ใช้บริการหรือองค์กรที่ยังไม่ได้เช่าออฟฟิศถาวรและผู้คนที่ต้องการทำงานแบบยืดหยุ่น

ข้อแตกต่างของ ออฟฟิศปกติ กับ Co-working Space นั้นจะถูกจำแนกจากรูปแบบการใช้งานภายในพื้นที่โดยจะมีข้อแตกต่างกันดังนี้

Co-working space

• เป็นพื้นที่เปิด และมีพื้นที่ส่วนตัวบางจุด
• เป็นพื้นที่ใช้บริการระยะสั้น
• บรรยากาศในการทำงานเอื้อต่อ
  การทำงานแบบยืดหยุ่น
• การพบปะผู้คนนอกองค์กรมาก
• เวลาเปิดปิดแล้วแต่การให้บริการ

ออฟฟิศ

• เป็นพื้นที่ส่วนตัวของแต่ละองค์กร
  
  
• เป็นพื้นที่สำหรับใช้ทำงานระยะยาว
  
  
• บรรยากาศในการทำงานเอื้อต่อ
  การทำงานอย่างเป็นระบบ
  
  
• การพบปะผู้คนนอกองค์กรน้อย
  
  
• มีเวลาเปิดปิดที่กำหนดไว้แล้ว
  

สำหรับการทำงานในยุคใหม่ Co-working Space จึงมีข้อดี [1] เพื่อตอบสนองกับยุคสมัยที่เปลี่ยนไปสรุปได้ทั้งหมด 5 ข้อดังนี้

Co-working Space เป็นพื้นที่ที่ต้องรองรับการใช้งานของพนักงานออฟฟิศที่ต่างกันออกไปจึงจำเป็นที่จะต้องจัดสรรพื้นที่ให้ครอบคลุมการใช้งานมากที่สุดโดยจะสามารถแยกออกเป็น 10 ฟังก์ชัน ดังนี้

พื้นที่ทำงานแบบเปิดที่ผู้ใช้งานสามารถเลือกที่นั่งได้อย่างอิสระ เหมาะสำหรับการทำงานทั่วไปและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันภายในทีม มักมีหลายรูปแบบเช่น โต๊ะทำงานแบบปกติ โต๊ะทำงานแบบยืน โต๊ะทำงานแบบเดี่ยว โต๊ะทำงานแบบกลุ่ม

เป็นพื้นที่ส่วนตัวสำหรับการประชุมภายในองค์กร มักมีหลายขนาดโดยสามารถเลือกเข้าใช้บริการได้ตามจำนวนคนที่เข้าประชุมในแต่ละครั้ง ซึ่งในพื้นที่ของ Co-working Space จะมีจำนวนของห้องประชุมแตกต่างกันออกไป จากประสบการณ์ของทีมออกแบบภายใน ABC Office Interior สัดส่วนห้องประชุมอาจกำหนดไว้ไม่เกินประมาณ 25% ของพื้นที่ทั้งหมดในบางโครงการ ทั้งนี้ต้องปรับตามจำนวนผู้ใช้ รูปแบบการประชุม และข้อมูลการใช้งานจริง

ตู้ล็อกเกอร์ใน Co-working Space ควรติดตั้งในจุดที่เข้าถึงง่าย แต่ไม่กีดขวางทางเดิน เช่น บริเวณใกล้ทางเข้า เคาน์เตอร์ต้อนรับ หรือพื้นที่เปลี่ยนผ่านก่อนเข้าสู่โซนทำงาน ระบบล็อกสามารถเลือกใช้ได้ทั้งกุญแจ คีย์การ์ด รหัสตัวเลข หรือระบบดิจิทัล โดยควรคำนึงถึงความปลอดภัย ขนาดช่องเก็บของ จำนวนผู้ใช้งาน และการระบายอากาศภายในตู้

มีปลั๊กไฟและพอร์ต USB ให้บริการอย่างเพียงพอ เพื่อรองรับการใช้งานอุปกรณ์ต่าง ๆ ตลอดทั้งวัน ใน Co-working Space บางแห่งก็จะกระจายอยู่ตามจุดต่างๆเพื่อไม่ให้ผู้ใช้บริการกระจุกอยู่จุดเดียว โดยคำแนะนำจากทีมอินทีเรียของ ABC Office interior แนะนำว่าควรมี 1 ปลั๊กต่อ 1 ที่นั่งและเพื่อความถูกต้องควรปรึกษาวิศวกรรมไฟฟ้า

มุมพักผ่อนสำหรับผ่อนคลาย พูดคุย หรือเปลี่ยนบรรยากาศระหว่างการทำงาน ส่วนมากที่นั่งมักอยู่ในรูปแบบของโซฟาเพื่อให้บรรยากาศดูผ่อนคลาย ใน Co-working Space บางแห่งจะตั้งฟังก์ชันนี้ไว้ใกล้กับ ห้องน้ำ หรือ จุดบริการขนมและเครื่องดื่ม

มีบริการกาแฟ ชา น้ำดื่ม หรือของว่าง เพื่อเพิ่มความสะดวกและช่วยลดความเครียดให้ผู้ใช้งานในพื้นที่นี้มักถูกจัดวางอยู่ในบริเวณเดินมาจากพื้นที่ทำงานหรือพื้นที่พักผ่อนได้สะดวก โดยมักจะเป็นเคาน์เตอร์บิวท์อินเพื่อให้ทำความสะอาดได้ง่าย

จะขาดพื้นที่นี้ไปไม่ได้เพราะเป็นพื้นที่บริการเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และสแกนเนอร์ สำหรับงานเอกสารที่จำเป็น สำหรับเจ้าของธุรกิจ Co-working Space พื้นที่นี้ก็สามารถเป็นช่องทางสร้างรายได้อีกทาง และต้องมีจำนวนที่เพียงพอต่อการใช้งานของผู้เข้าใช้บริการ

เป็นจุดที่ผู้เข้าใช้บริการจะต้องผ่านเข้ามาเป็นพื้นที่แรก โดยนอกจากจะเป็นพื้นที่ที่ใช้สำหรับต้อนรับแล้วยังมีการใช้งานในเรื่องของการรักษาความปลอดภัย เช่น ระบบเข้า–ออกด้วยคีย์การ์ด กล้องวงจรปิด และล็อกเกอร์เก็บของ เพื่อสร้างความมั่นใจให้ผู้ใช้งาน

ใน Co-Working Space หลายแห่งพื้นที่ตรงนี้มักจะถูกจัดไว้ในรูปแบบของเฟอร์นิเจอร์ลอยตัว เพื่อสามารถให้พื้นที่ปรับเปลี่ยนไปตามการจัดพื้นที่สำหรับกิจกรรมทั้งการสัมมนา เวิร์กช็อป หรือกิจกรรม Networking เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้และสร้างเครือข่ายทางธุรกิจ

โดยจากฟังก์ชันทั้งหมดแล้ว พื้นที่ส่วนกลางจะนับเป็น 30-40% ของพื้นที่ทั้งหมด [2] (สามารถใช้ได้กับหลายฟังก์ชันเช่น Lounge, Community area หรือ Pantry ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดเดิมของพื้นที่ด้วย)

10 ฟังก์ชันที่ควรมีใน Co-Working Space

• พื้นที่ทำงานส่วนกลาง
• ห้องประชุม
• Phone Booth
• ตู้ล๊อกเกอร์
• จุดชาร์จอุปกรณ์และปลั๊กไฟ
• พื้นที่พักผ่อน
• จุดบริการขนมและเครื่องดื่ม
• เครื่องพิมพ์และอุปกรณ์สำนักงาน
• เคาน์เตอร์ต้อนรับ
• พื้นที่จัดกิจกรรม

แน่นอนว่าพื้นที่ที่รองรับการใช้งานของคนในจำนวนมากย่อมต้องมีปัญหาที่ตามมา โดยจะสรุปเป็น 5 ปัญหาที่อาจพบได้ใน Co-working Space [3]

การทำงานในพื้นที่เปิดอาจไม่เหมาะกับงานที่ต้องรักษาความลับหรือมีข้อมูลสำคัญ

แม้ว่าหลายแห่งจะมี Phone Booth หรือห้องประชุม แต่พื้นที่ส่วนกลางอาจมีเสียงจากผู้ใช้งานคนอื่น

ผู้ใช้งานไม่สามารถตกแต่งหรือปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานได้มากนัก เมื่อเทียบกับสำนักงานส่วนตัว

หากมีพนักงานจำนวนมากหรือใช้งานต่อเนื่องเป็นเวลานาน การเช่า Co-working Space อาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าการเช่าสำนักงานแบบถาวร

ห้องประชุม พื้นที่ส่วนกลาง หรือที่นั่งบางประเภทอาจต้องจองล่วงหน้า และอาจไม่พร้อมใช้งานในช่วงเวลาที่มีผู้ใช้จำนวนมาก