ระบบ Workflow เป็นเครื่องมือที่ช่วยกำหนดลำดับการทำงานว่าใครต้องทำอะไร งานต้องส่งต่อไปยังใคร และจะถือว่าเสร็จสิ้นเมื่อผ่านเงื่อนไขใด ช่วยให้องค์กรจัดการงานที่เคยกระจายอยู่ในเอกสาร อีเมล โปรแกรมสนทนา และไฟล์ Excel ให้มีขั้นตอนที่ชัดเจนมากขึ้น
ตัวอย่างที่พบได้ในสำนักงาน ได้แก่ การขอลางาน การเบิกค่าใช้จ่าย การขอซื้อ การขออนุมัติใบเสนอราคา การแจ้งซ่อม และการเตรียมอุปกรณ์สำหรับพนักงานใหม่ แต่ละกระบวนการอาจมีผู้รับผิดชอบและเส้นทางอนุมัติแตกต่างกัน จึงควรเลือกระบบที่สามารถปรับให้เข้ากับวิธีทำงานขององค์กรได้
ในบทความนี้ Office Hub จะมานำเสนอ 2 แพลตฟอร์มระบบ Workflow คุณภาพดีที่รองรับการทำงาน ดังนี้
สารบัญ
ระบบ Workflow ที่เหมาะกับองค์กรควรทำอะไรได้บ้าง
ระบบ Workflow ที่ดีควรทำให้ผู้ใช้งานทราบว่างานเริ่มต้นจากจุดใด อยู่กับใคร และต้องผ่านขั้นตอนใดก่อนเสร็จสิ้น ไม่ควรเป็นเพียงแบบฟอร์มออนไลน์ที่ยังต้องติดตามผลผ่านอีเมลหรือข้อความส่วนตัวเหมือนเดิม ความสามารถพื้นฐานที่ควรพิจารณา ได้แก่
- สร้างแบบฟอร์มรับข้อมูล
- กำหนดผู้ยื่น ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติ
- กำหนดลำดับและเงื่อนไขการส่งต่องาน
- มอบหมายผู้รับผิดชอบ
- แจ้งเตือนงานใหม่และงานใกล้ครบกำหนด
- แสดงสถานะของคำขอ
- จัดเก็บเอกสารและประวัติการดำเนินงาน
- กำหนดสิทธิ์ในการดูและแก้ไขข้อมูล
- สร้างรายงานหรือ Dashboard
- เชื่อมต่อกับระบบอื่นตามความจำเป็น
2 แพลตฟอร์มระบบ Workflow คุณภาพดีที่รองรับการทำงาน
ระบบ Workflow ที่ดีควรทำให้ผู้ใช้งานทราบว่างานเริ่มต้นจากจุดใด อยู่กับใคร และต้องผ่านขั้นตอนใดก่อนเสร็จสิ้น ไม่ควรเป็นเพียงแบบฟอร์มออนไลน์ที่ยังต้องติดตามผลผ่านอีเมลหรือข้อความส่วนตัวเหมือนเดิม ความสามารถพื้นฐานที่ควรพิจารณา ได้แก่
desknet’s NEO
kintone
desknet’s NEO
desknet's NEO คือแพลตฟอร์ม Groupware และ Workflow ที่ใช้สำหรับการรวบรวมเอกสารเพื่อการสื่อสาร การอนุมัติ และการบริหารงาน รวมไว้ในระบบเดียวกัน ทำให้องค์กรสามารถเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากกระดาษและ Excel ไปสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว
เปลี่ยนองค์กรสู่ Paperless
ระบบ Workflow ของ desknet's NEO ช่วยเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นแบบฟอร์มออนไลน์ โดยยังคงรูปแบบการทำงานเดิมขององค์กรไว้ แต่เพิ่มความสะดวกในการส่ง อนุมัติ และติดตามสถานะเอกสารแบบเรียลไทม์
ตัวอย่างเอกสารที่สามารถเปลี่ยนเป็น Paperless
- ใบลางาน
- ใบขอ OT
- ใบเบิกค่าใช้จ่าย
- ใบขอซื้อ (PR)
- ใบสั่งซื้อ (PO)
- ใบอนุญาตเดินทาง
- ใบขออนุญาตใช้รถ
- ใบขอใช้รถ
- ใบตรวจสอบคุณภาพ
ฟีเจอร์การทำงาน
ฟีเจอร์การทำงานของ desknet’s NEO มี 25 รายการและสามารถใช้ได้ทันทีหลังติดตั้งเสร็จ
อีกทั้งยังมี ระบบ AppSuite ซึ่งเป็นเครื่องมือ No-Code ที่ช่วยให้องค์กรสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (e-Form) และแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานได้เอง โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรม องค์กรสามารถเปลี่ยนเอกสารกระดาษหรือไฟล์ Excel ที่ใช้อยู่ให้กลายเป็นระบบดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว พร้อมเชื่อมต่อกับ Workflow เพื่อส่งอนุมัติ ติดตามสถานะ และจัดเก็บข้อมูลไว้ในระบบเดียว
จุดเด่นของ desknet’s NEO
1. รวมทุกการทำงานขององค์กรไว้ในระบบเดียว (All-in-One Digital Workplace)
ระบบ Workflow ของ desknet's NEO ช่วยเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นแบบฟอร์มออนไลน์ โดยยังคงรูปแบบการทำงานเดิมขององค์กรไว้ แต่เพิ่มความสะดวกในการส่ง อนุมัติ และติดตามสถานะเอกสารแบบเรียลไทม์
ตัวอย่างเอกสารที่สามารถเปลี่ยนเป็น Paperless
2. สร้าง E-Form และ Business Application ได้เอง โดยไม่ต้องเขียนโค้ด (No-Code)
ด้วยฟีเจอร์ AppSuite ผู้ใช้งานสามารถสร้างหรือปรับแต่งแบบฟอร์ม ฐานข้อมูล และ Workflow ได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรม รองรับการปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของแต่ละองค์กรได้อย่างยืดหยุ่น
3. เชื่อมโยงข้อมูลครบทุกกระบวนการ พร้อมติดตามผลแบบ Real-time
ข้อมูลที่สร้างจาก AppSuite สามารถเชื่อมต่อกับฟีเจอร์อื่น ๆ เช่น Workflow, Document Management, Report และ Dashboard ได้อย่างไร้รอยต่อ ช่วยลดการทำงานซ้ำ ลดความผิดพลาด และทำให้ผู้บริหารสามารถติดตามข้อมูลและสถานะการทำงานได้แบบ Real-time เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วและแม่นยำ
4. บริการหลังการขายที่ใส่ใจ พร้อมทีมผู้เชี่ยวชาญดูแลอย่างต่อเนื่อง
อีกหนึ่งจุดแข็งที่ทำให้ desknet's NEO ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรจำนวนมาก คือการบริการหลังการขายที่ครบวงจร เรามีทีม Support และผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำแนะนำตั้งแต่การวางแผน การติดตั้ง การเริ่มต้นใช้งาน ไปจนถึงการให้คำปรึกษาระหว่างการใช้งานจริง ลูกค้าสามารถติดต่อทีมงานเพื่อขอคำแนะนำหรือแก้ไขปัญหาได้ตลอดเวลาทำการ ช่วยให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น และมั่นใจได้ว่าจะมีผู้เชี่ยวชาญคอยสนับสนุนอยู่เสมอ
Kintone
kintone เป็นแพลตฟอร์มสำหรับสร้างแอปพลิเคชันทางธุรกิจ ฐานข้อมูล และ Workflow ที่ เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบ cloud เพื่อป้องกันการสูญหาย ช่วยให้การทำงานสะดวก สบาย โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้าน programing
ระบบ Workflow ที่ Customizeได้
ไม่เพียงแต่สามารถสร้างแอปธุรกิจเพื่อติดตามข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ แต่ยังใช้เวลาไม่นานในการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบเดิม เริ่มต้นสร้างด้วยการลากและวาง import ข้อมูลจากตารางงานเดิม ทำให้ผู้ใช้งานสามารถจัดระบบ Workflow เป็นของตัวเองได้
จุดเด่นของ Kintone
1. รวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นหนึ่งเดียว
ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ excel ที่เก็บไว้หลาก หลายที่ อีเมลที่ปะปนกันยุ่งเหยิง หรือเอกสารอีกเป็นปึก เราก็สามารถจัดการ ให้เป็นระเบียบ พร้อมใช้ได้ทันที
2. งานไม่สะดุดเมื่อใช้ cloud service
ลดการทำงานผ่านเอกสารที่เป็นกระดาษ จบทุกความยุ่งยากเมื่อทำงานผ่าน web browser ด้วยฟังก์ชั่นสุดทันสมัยที่คุณสามารถจัดสรรได้ตามที่ต้องการ
3. สื่อสารและจัดประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในระหว่างที่ติดต่อสื่อสารกัน สามารถแบ่งปันฐานข้อมูลได้ ทำให้การคุยงานหรือจัดประชุมเต็มไปด้วยประสิทธิภาพ
4. เข้าถึงฐานข้อมูลได้แม้ไม่ต้องอยู่บริษัท
ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถใช้งานฐานข้อมูลได้อย่างปลอดภัย มีระบบป้องกันการเข้าถึงหรือการใช้งานที่ไม่ถูกต้อง เพื่อป้องกันความเสียหาย
5. รองรับการใช้งานทั้ง smartphone และ tablet
สามารถรองรับการใช้งานได้กับอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น smartphone หรือ tablet จึงสะดวกในการทำงานทุกที่ ทุกเวลา
6. มีระบบ workflow สะดวกต่อการทำงาน
สามารถยื่นขออนุมัติผ่านระบบ cloud service ด้วยฟังก์ชั่น workflow หรือ log management จึงสามารถเห็นความคืบหน้าของงานรวมถึงผู้รับผิดชอบงานด้วย
เลือกแพลตฟอร์มอย่างไรให้เหมาะกับการทำงานจริง
การเลือกระบบ Workflow ไม่ควรเริ่มจากคำถามว่าแพลตฟอร์มใดมีฟังก์ชันมากที่สุด แต่ควรเริ่มจากปัญหาว่าองค์กรต้องการปรับปรุงงานส่วนใด
- เลือกกระบวนการจริงมาทดลองอย่างน้อยหนึ่งกระบวนการ
- ระบุผู้ยื่น ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ และผู้ดำเนินการ
- ตรวจสอบข้อมูลและเอกสารที่ต้องใช้
- กำหนดกรณีอนุมัติ ปฏิเสธ และส่งกลับแก้ไข
- ทดลองใช้งานทั้งบนคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์
- ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
- ทดสอบรายงานและการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง
- ประเมินการเชื่อมต่อกับระบบที่ใช้อยู่
- ให้ผู้ใช้งานจริงร่วมทดสอบก่อนนำไปใช้ทั้งองค์กร
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
ควรเริ่มใช้ระบบ Workflow กับงานประเภทใดก่อน
สำนักงานขนาดเล็กอาจยังไม่จำเป็นต้องใช้ระบบเฉพาะทาง หากมีขั้นตอนการทำงานไม่ซับซ้อนและสามารถติดตามงานได้จากเครื่องมือเดิม แต่หากเริ่มพบปัญหาคำขอตกหล่น ไฟล์หลายเวอร์ชัน หรือไม่ทราบว่าเอกสารรออนุมัติจากใคร การทดลองใช้ Workflow กับหนึ่งกระบวนการอาจช่วยให้เห็นความเหมาะสมได้
Workflow Software ใช้แทนอีเมลและแชตได้ทั้งหมดหรือไม่
ควรเริ่มจากงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ มีขั้นตอนชัดเจน และผู้เกี่ยวข้องไม่มากเกินไป เช่น การขอลางาน การเบิกค่าใช้จ่าย การขอซื้อ หรือการแจ้งซ่อม จากนั้นจึงประเมินผลและขยายไปยังกระบวนการที่ซับซ้อนขึ้น
ก่อนเลือกระบบ Workflow ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง
ควรตรวจสอบความสามารถด้านการสร้างแบบฟอร์ม เส้นทางอนุมัติ การแจ้งเตือน การกำหนดสิทธิ์ รายงาน การใช้งานบนอุปกรณ์ต่าง ๆ และการเชื่อมต่อกับระบบเดิม รวมถึงควรให้ผู้ใช้งานจริงทดลองก่อนตัดสินใจนำมาใช้ทั้งองค์กร
สรุป
Workflow Software คือระบบที่ช่วยกำหนด ส่งต่อ และติดตามกระบวนการทำงานให้เป็นลำดับที่ชัดเจน เหมาะกับงานที่มีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย ต้องอนุมัติ หรือต้องตรวจสอบประวัติย้อนหลัง เมื่อเชื่อมกับ Groupware องค์กรจะมีทั้งพื้นที่ทำงานร่วมกันและกลไกที่ช่วยให้งานดำเนินต่อไปตามขั้นตอน
หากต้องการเข้าใจส่วนประกอบและหลักการทำงานของระบบเสียงก่อนเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ สามารถอ่านข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ Speaker System เพิ่มเติมได้
บทความที่เกี่ยวข้อง
ABC Office Interior
แหล่งอ้างอิง :
[1] Fuzion Far East , ชวนรู้จักระบบเสียง ทำความเข้าใจองค์ประกอบและการใช้งาน ,https://fuzion.co.th/th/what-is-sound-system/, สืบค้นเมื่อวันที่ 8 กันยายน พ.ศ. 2569
ผู้ตรวจสอบ : คำแนะนำจากประสบการณ์ด้านการออกแบบพื้นที่สำนักงาน ตรวจสอบโดยทีมออกแบบภายใน (Interior Designer) จาก ABC Office Interior เมื่อวันที่ 9 กันยายน พ.ศ.2569
