2 แพลตฟอร์ม ระบบ Workflow คุณภาพที่รองรับกับการทำงาน

Workflow Software คือระบบที่ช่วยกำหนดลำดับการทำงาน ตั้งแต่การเริ่มต้นคำขอ การตรวจสอบ การอนุมัติ ไปจนถึงการบันทึกผลและปิดงาน โดยระบบจะส่งข้อมูลไปยังผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนดไว้

ฟังก์ชันระบบ Workflow Software จึงไม่ได้มีเพียงการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ แต่ยังครอบคลุมการมอบหมายงาน แจ้งเตือน ติดตามสถานะ จัดเก็บประวัติ และเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่น ช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหาย การส่งงานผิดคน การรออนุมัติโดยไม่ทราบสถานะ และการทำงานซ้ำระหว่างแผนก

ในบทความนี้ Office Hub อธิบายว่าฟังก์ชันระบบ Workflow Softwareทำงานอย่างไร มีฟังก์ชันสำคัญอะไร เหมาะกับองค์กรและงานประเภทใด รวมถึงมีความสัมพันธ์กับ Business Application และ Groupware อย่างไร

หลักการทำงานฟังก์ชันระบบ Workflow Software คือการนำขั้นตอนการทำงานที่องค์กรใช้อยู่มาเปลี่ยนเป็นกระบวนการดิจิทัล โดยกำหนดว่าใครต้องทำอะไร ข้อมูลต้องส่งต่อไปที่ใด และงานจะดำเนินต่อเมื่อเกิดเงื่อนไขใด

กระบวนการทั่วไปของระบบมีลำดับดังนี้

ฟังก์ชัน ระบบ Workflow Softwareของแต่ละระบบอาจแตกต่างกัน แต่ระบบที่ใช้จัดการกระบวนการทำงานภายในองค์กรโดยทั่วไปควรรองรับองค์ประกอบต่อไปนี้

แบบฟอร์มดิจิทัลใช้สำหรับรับข้อมูลตั้งต้น เช่น ชื่อผู้ขอ แผนก ประเภทคำขอ จำนวนเงิน เหตุผล และเอกสารประกอบ ช่วยให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบเดียวกันและค้นหาได้ง่ายกว่าเอกสารกระดาษหรือข้อความที่ส่งผ่านหลายช่องทาง

ฟังก์ชันระบบ Workflow Software ที่ดีควรกำหนดช่องข้อมูลบังคับ รูปแบบข้อมูล และสิทธิ์การเข้าถึงได้ เช่น แสดงคำถามบางข้อเฉพาะเมื่อผู้ใช้เลือกประเภทคำขอที่เกี่ยวข้อง

ฟังก์ชันระบบ Workflow Softwareสามารถกำหนดได้ว่าคำขอแต่ละประเภทต้องผ่านใครบ้าง และต้องอนุมัติตามลำดับหรือพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น คำขอทั่วไปอาจผ่านหัวหน้างานเพียงคนเดียว ขณะที่คำขอที่มีมูลค่าสูงอาจต้องผ่านฝ่ายบัญชีและผู้บริหารเพิ่มเติม

องค์กรอาจกำหนดเส้นทางจากแผนก ตำแหน่ง ประเภทคำขอ วงเงิน โครงการ หรือสถานที่ทำงาน เพื่อให้คำขอไปถึงผู้มีอำนาจอนุมัติที่ถูกต้อง

เมื่อคำขอผ่านการอนุมัติแล้ว ระบบสามารถสร้างงานและมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบโดยอัตโนมัติ เช่น ส่งคำขอที่อนุมัติแล้วให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการ หรือส่งข้อมูลพนักงานใหม่ให้ฝ่ายไอทีเตรียมบัญชีผู้ใช้งานและอุปกรณ์

ฟังก์ชันนี้ช่วยแยกให้ชัดเจนว่า “การอนุมัติ” และ “การลงมือดำเนินงาน” เป็นคนละขั้นตอน และแต่ละขั้นตอนมีใครรับผิดชอบ

ระบบสามารถแจ้งเตือนเมื่อมีงานใหม่ งานใกล้ครบกำหนด หรือคำขอค้างอยู่ในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง การแจ้งเตือนอาจแสดงภายในระบบ ส่งทางอีเมล หรือเชื่อมต่อไปยังช่องทางสื่อสารที่องค์กรใช้งาน ฟังก์ชันระบบ Workflow Software

ผู้ยื่นคำขอควรตรวจสอบได้ว่างานอยู่ในสถานะใด เช่น รอตรวจสอบ รออนุมัติ ส่งกลับแก้ไข อยู่ระหว่างดำเนินการ หรือเสร็จสิ้นแล้ว โดยไม่ต้องสอบถามผ่านโทรศัพท์หรือข้อความทุกครั้ง

ผู้ดูแลกระบวนการยังสามารถตรวจสอบภาพรวมได้ว่างานส่วนใหญ่ติดค้างอยู่ที่ขั้นตอนใด เพื่อใช้หาสาเหตุของความล่าช้า

Business Application คือโปรแกรมที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับงานหรือหน้าที่ทางธุรกิจ เช่น ระบบบัญชี ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ ระบบทรัพยากรบุคคล หรือระบบจัดซื้อ ส่วน ฟังก์ชันระบบ Workflow Softwareเน้นควบคุมการส่งต่องานและการตัดสินใจระหว่างบุคคลหรือแผนก

ทั้งสองระบบสามารถทำงานร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานเริ่มคำขอซื้อผ่าน Workflow เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ข้อมูลจึงถูกส่งไปยัง Business Application ของฝ่ายจัดซื้อเพื่อออกใบสั่งซื้อและบันทึกรายการทางธุรกิจต่อไป

Groupware คือเครื่องมือที่ช่วยให้บุคลากรสื่อสาร แบ่งปันข้อมูล นัดหมาย และทำงานร่วมกัน ตัวอย่างฟังก์ชัน ได้แก่ อีเมล ปฏิทินกลาง การจองห้องประชุม ประกาศภายใน และพื้นที่จัดเก็บไฟล์

Workflow Software เพิ่มโครงสร้างให้การทำงานร่วมกันชัดเจนขึ้น เช่น แทนที่จะส่งเอกสารขออนุมัติผ่านอีเมล ผู้ใช้สามารถยื่นคำขอผ่านแบบฟอร์ม ระบบจะส่งต่อไปยังผู้อนุมัติตามลำดับ และแสดงสถานะให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องตรวจสอบได้

ก่อนเลือก Workflow Software องค์กรควรสำรวจกระบวนการปัจจุบันให้ชัดเจน เพราะการนำขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็นเข้าสู่ระบบโดยตรง อาจทำให้ปัญหาเดิมเปลี่ยนจากงานเอกสารเป็นความซับซ้อนในรูปแบบดิจิทัล

ควรเริ่มจากคำถามต่อไปนี้