เลือก Hot desk อย่างไรให้เหมาะกับพื้นที่

 สำหรับ Co-working Space พื้นที่การทำงานแห่งความยืดหยุ่นเฟอร์นิเจอร์ชิ้นสำคัญที่ใช้สำหรับการทำงานของพนักงานอย่าง Hot desk ไม่ได้เลย เพราะเป็นโต๊ะที่เอื้อก็การทำงานอย่างยืดหยุ่นที่สุด 

ในปัจจุบันเทรนการทำงานอย่างยืดหยุ่นกำลังเป็นที่นิยมนอกจากการบริหารพื้นที่ทำงานแล้ว การเลือก Hot Desk ให้มีคุณภาพไม่ควรพิจารณาเพียงรูปลักษณ์หรือจำนวนโต๊ะที่วางได้ แต่ต้องคำนึงถึงลักษณะงาน ความสะดวกในการปรับใช้งาน อุปกรณ์ที่จำเป็น ตำแหน่งของโต๊ะ และระบบบริหารพื้นที่ เพื่อให้เกิดประโยชน์และความสะดวกสบายของผู้ใช้งานมากที่สุด

ในบทความนี้ Office Hub จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจปัจจัยสำคัญก่อนเลือกโต๊ะทำงานส่วนกลางอย่าง Hot Desk เพื่อให้สามารถนำไปใช้งานได้จริงในระยะยาวอย่างมีคุณภาพ

การไม่มีที่นั่งประจำช่วยให้ผู้ใช้งานเลือกนั่งใกล้ทีมที่ต้องประสานงานในวันนั้นได้ แต่ควรมีระบบจองหรือกำหนดโซนสำหรับแต่ละทีมให้ชัดเจน

Hot Desk คือโต๊ะทำงานส่วนกลางที่ไม่มีผู้ใช้งานประจำ ผู้ใช้สามารถเลือกนั่งโต๊ะที่ว่างหรือจองโต๊ะล่วงหน้าตามวัน เวลา และลักษณะงาน โดยนำอุปกรณ์ส่วนตัว เช่น แล็ปท็อป มาเชื่อมต่อกับปลั๊กไฟ อินเทอร์เน็ต หรือจอภาพที่จัดเตรียมไว้ แล้วเก็บของออกเมื่อใช้งานเสร็จ เพื่อให้ผู้ใช้คนอื่นสามารถใช้โต๊ะต่อได้Hot Desk มักพบในสำนักงานแบบ Hybrid Working, Flexible Office และ Co-working Space ซึ่งมีผู้ใช้งานสลับวันหรือหมุนเวียนกันเข้าพื้นที่ [1]

โต๊ะทำงานทั่วไปมักมีเจ้าของประจำ ผู้ใช้งานจึงสามารถจัดอุปกรณ์ เอกสาร และระดับเก้าอี้ตามความต้องการของตนเองได้ ในทางตรงกันข้าม Hot Desk ต้องรองรับผู้ใช้งานหลายคนที่มีรูปร่าง ลักษณะงาน และอุปกรณ์แตกต่างกันความแตกต่างนี้ทำให้ Hot Desk ต้องมีความยืดหยุ่นมากกว่าโต๊ะประจำ ตัวอย่างเช่น เก้าอี้ควรปรับระดับได้ง่าย จุดเชื่อมต่ออุปกรณ์ต้องเข้าถึงสะดวก และพื้นที่บนโต๊ะควรเพียงพอสำหรับอุปกรณ์พื้นฐาน โดยไม่บังคับให้ทุกคนนั่งทำงานในรูปแบบเดียวกัน

HOT DESK

• เป็นพื้นที่ที่สามารถทำงานได้หลายรูปแบบ

 

• สามารถประขนาด รูปแบบ ความสูงได้

 

• บรรยากาศในการทำงานเอื้อต่อ
  การทำงานแบบยืดหยุ่น

Office Desk

• เป็นพื้นที่ทำงานส่วนตัวระยะยาว
  
  
• ไม่สามารถปรับเปลี่ยนพื้นที่การทำงานได้บ่อย
  
  
• บรรยากาศในการทำงานเอื้อต่อ
  การทำงานอย่างเป็นระบบ
  
  

สำหรับการเตรียมความพร้อมก่อนจะเลือก Hot desk ในรูปแบบต่างๆ เพื่อให้รับ Hot desk ที่เหมาะกับรูปแบบการทำงานในแต่ละองค์กรที่มีการใช้งานแตกต่างกัน ควรคำนึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้

Hot Desk ไม่ได้มีข้อดีเพียงช่วยลดจำนวนโต๊ะประจำ แต่ยังเพิ่มความยืดหยุ่นในการเลือกพื้นที่ทำงานให้เหมาะกับกิจกรรมของแต่ละวัน จึงมีข้อดีเด่นๆ 3 ข้อ ดังนี้

เหมาะกับสำนักงานแบบ Hybrid Working ซึ่งพนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศพร้อมกันทุกวัน จึงลดการมีโต๊ะว่างโดยไม่จำเป็น

ผู้ใช้งานสามารถเลือกโต๊ะและโซนให้เหมาะกับกิจกรรม เช่น Quiet Zone สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ หรือ Collaboration Zone สำหรับการทำงานร่วมกัน

สามารถปรับจำนวนหรือรูปแบบโต๊ะได้ง่ายกว่าการกำหนดโต๊ะประจำให้พนักงานทุกคน โดยเฉพาะเมื่อจำนวนบุคลากรหรือรูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป

Co-working Space เป็นพื้นที่ที่ต้องรองรับการใช้งานของพนักงานออฟฟิศที่ต่างกันออกไปจึงจำเป็นที่จะต้องจัดสรรพื้นที่ให้ครอบคลุมการใช้งานมากที่สุดโดยจะสามารถแยกออกเป็น 7 ฟังก์ชัน ดังนี้

หน้าโต๊ะต้องมีพื้นที่เพียงพอสำหรับอุปกรณ์ที่จำเป็น โดยผู้ใช้งานควรวางจอภาพ แป้นพิมพ์ เมาส์ และเอกสารได้โดยไม่รู้สึกคับแคบ ขณะเดียวกันไม่ควรเลือกโต๊ะขนาดใหญ่เกินความจำเป็นจนใช้พื้นที่ส่วนกลางมากเกินไป

เนื่องจาก Hot Desk มีผู้ใช้งานหมุนเวียน อุปกรณ์จึงควรปรับได้ง่ายและไม่ต้องใช้เวลาตั้งค่านาน Hot Desk ไม่จำเป็นต้องเป็นโต๊ะปรับระดับทุกตำแหน่ง แต่ควรมีทางเลือกให้ผู้ใช้งานที่มีรูปร่างและความต้องการแตกต่างกัน โต๊ะปรับระดับเหมาะกับพื้นที่ที่ต้องการรองรับการสลับระหว่างท่านั่งและยืน หรือมีผู้ใช้งานหลายกลุ่มหมุนเวียนกันตลอดวัน

เพราะ Hot Desk เป็นโต๊ะที่ไม่มีเจ้าของนั่งประจำพื้นที่ใต้โต๊ะควรโล่งและเพียงพอให้ผู้ใช้งานขยับขาหรือเปลี่ยนท่านั่งได้ ไม่ควรมีตู้ ลิ้นชัก กล่องไฟ หรือโครงสร้างโต๊ะกีดขวางตำแหน่งหัวเข่าและเท้า

เนื่องจาก Hot Desk ถูกใช้งานโดยคนหลายคน พื้นผิวโต๊ะจึงควรทนต่อการใช้งานประจำวัน เช็ดทำความสะอาดง่าย และไม่มีร่องหรือรอยต่อที่สะสมฝุ่น ขอบโต๊ะควรเรียบ ไม่มีมุมคมหรือส่วนที่กดบริเวณข้อมือขณะใช้งานพื้นผิวที่มันวาวมากอาจเห็นรอยนิ้วมือและเกิดแสงสะท้อนรบกวนสายตาได้ง่าย ส่วนวัสดุที่มีลวดลายมากเกินไปอาจทำให้มองหาอุปกรณ์ชิ้นเล็กได้ยาก จึงควรเลือกสีและพื้นผิวที่สร้างสมดุลระหว่างความสวยงามกับการดูแลรักษา

ความแข็งแรงเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือก Hot Desk เพราะโต๊ะประเภทนี้มีผู้ใช้งานหมุนเวียนตลอดวัน อาจรองรับการใช้งานของคนหลายคนและอุปกรณ์หลายชนิด เช่น จอคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป แขนจับจอ และอุปกรณ์เชื่อมต่อต่าง ๆ โครงสร้างจึงควรมั่นคง ไม่โยกหรือสั่นง่าย และรองรับการใช้งานต่อเนื่องได้อย่างเหมาะสม

สีของ Hot Desk ควรเลือกให้สัมพันธ์กับสไตล์ วัสดุ และบรรยากาศโดยรวมของพื้นที่ เพราะโต๊ะมักเป็นเฟอร์นิเจอร์ที่มีจำนวนมากและกินพื้นที่ทางสายตาค่อนข้างสูง หากเลือกสีที่ไม่เข้ากับองค์ประกอบรอบข้าง อาจทำให้พื้นที่ดูไม่ต่อเนื่องหรือแน่นเกินไปได้ จึงสำคัญสำหรับการทำให้บรรยากาศการทำงานให้ไม่ดูแออัดและดูโปร่งขึ้น

7 เทคนิคเลือก Hot Desk

• เลือกขนาดโต๊ะให้เหมาะกับอุปกรณ์

• เลือกโต๊ะที่สามารถปรับได้ง่ายเพื่อรองรับการใช้งาน

• เตรียมระบบไฟฟ้าและการเชื่อมต่อให้พร้อม

• ตรวจสอบพื้นที่ใต้โต๊ะ

• เลือกวัสดุที่ทนทานและทำความสะอาดง่าย

• เลือกตามความแข็งแรงของโต๊ะ

• เลือกสีของโต๊ะให้เข้ากับการออกแบบภายใน

Hot Desk ขึ้นชื่อในเรื่องของการรัองรองการทำงานแบบยืดหยุ่นไม่กำหนดว่าเป็นที่ประจำ และนี่คือตัวอย่างเบื้อยงต้นของรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นเหมาะกับ Hot Desk ดัวนั้

เหมาะกับทีมชั่วคราว พนักงานสัญญาจ้าง ที่ปรึกษา หรือผู้ที่เข้ามาทำงานร่วมกับองค์กรเป็นบางช่วง โดยไม่จำเป็นต้องจัดโต๊ะประจำเพิ่ม

เช่น ฝ่ายขาย วิศวกรโครงการ หรือผู้บริหารที่เข้าออฟฟิศไม่สม่ำเสมอ ผู้ใช้งานสามารถเลือกโต๊ะว่างเมื่อกลับเข้ามาทำงานได้

การไม่มีที่นั่งประจำช่วยให้ผู้ใช้งานเลือกนั่งใกล้ทีมที่ต้องประสานงานในวันนั้นได้ แต่ควรมีระบบจองหรือกำหนดโซนสำหรับแต่ละทีมให้ชัดเจน

เหมาะกับพนักงานที่สลับระหว่างการทำงานที่บ้านและการเข้าออฟฟิศ ทำให้ไม่จำเป็นต้องจัดโต๊ะประจำให้ทุกคนในเวลาเดียวกัน