Free Address คืออะไร ? พร้อมฟังก์ชันในพื้นที่

Free Address คือระบบจัดที่นั่งทำงานที่ไม่กำหนดโต๊ะประจำให้พนักงานแต่ละคน โดยให้เลือกใช้ที่นั่งภายในพื้นที่ที่องค์กรจัดไว้ตามกติกาการใช้งาน แนวคิดนี้จึงเกี่ยวข้องทั้งกับการวางผังสำนักงาน อุปกรณ์ทำงาน และวิธีบริหารพื้นที่ร่วมกัน

สำหรับองค์กรที่พนักงานออกพบลูกค้า ทำงานนอกสถานที่ หรือสลับวันเข้าสำนักงาน การมีโต๊ะประจำทุกคนอาจไม่สอดคล้องกับการใช้พื้นที่จริง อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนมาใช้ Free Address ต้องเริ่มจากความเข้าใจงานของแต่ละทีม เพื่อให้ยังมีที่นั่งและอุปกรณ์เพียงพอในวันที่คนเข้ามาพร้อมกัน

บทความนี้ของ Office Hub จะอธิบายความหมายของ Free Address เปรียบเทียบกับแนวคิดใกล้เคียง พร้อมแนะนำ 10 ฟังก์ชันพื้นที่ที่สามารถนำไปปรับใช้ รวมถึงกติกาและวิธีทดลองก่อนเปลี่ยนสำนักงาน เพื่อให้ความยืดหยุ่นของที่นั่งตอบโจทย์การทำงานจริง

Free Address หมายถึง พื้นที่ในออฟฟิศที่มีรูปแบบการทำงานที่ไม่มีโต๊ะประจำ หรือสามารถปรับเปลี่ยนตำแหน่งที่นั่งทำงานได้ตามสะดวก ไม่จำกัดว่าแผนกเดียวกันจะต้องนั่งอยู่ใกล้กัน ซึ่งจะมีรูปแบบคล้ายกับ Co-working Space หรือ Hot desk แต่ Free Address เป็นพื้นที่เฉพาะขององค์กรเดียวเท่านั้น เพื่อเชื่อมปฏิสัมพันธ์ของคนในองค์กร ทั้งนี้ขอบเขตของพื้นที่จะต้องขึ้นอยู่กับเป้าหมายและข้อตกลงขององค์กรด้วย

เหมาะกับองค์กรที่มีความยืดหยุ่นสูง เพราะไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงที่นั่งประจำและพื้นที่ยังสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามการใช้งานของคนในองค์กร นอกจากนี้จะยังเป็นพื้นที่ที่สามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานให้เหมาะกับรูปแบบของกิจกรรมในบริษัทได้

การกำหนดฟังก์ชันในพื้นที่ Free Address สามารถจัดเป็นพื้นที่เบื้องต้นได้ทั้งหมด 10 ฟังก์ชันดังนี้

พื้นที่โต๊ะทำงานร่วมเป็นจุดหลักสำหรับงานที่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ เอกสาร และการนั่งทำงานต่อเนื่อง ควรเตรียมพื้นโต๊ะ เก้าอี้ ไฟฟ้า และจุดติดตั้งปลั๊กไฟให้พร้อม เพื่อให้เมื่อเปลี่ยนที่นั่งแล้วเริ่มงานได้สะดวกเหมือนเดิม โดยลักษณะของการจัดโต๊ะนั้นมีหลายรูปแบบและจะแตกต่างกันออกไปในแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้ใช้งาน

พื้นที่สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ เช่น อ่านเอกสาร วิเคราะห์ข้อมูล หรือเขียนรายงาน โดยกำหนดให้งดสนทนา รับโทรศัพท์ และประชุมออนไลน์ภายในบริเวณนี้

พื้นที่สำหรับสมาชิกในทีมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและทำงานร่วมกัน มีโต๊ะกลุ่ม จอแสดงผล หรือกระดานสำหรับอธิบายแนวคิดและตรวจงาน โดยส่วนมากจะอยู่ในพื้นที่เปิดและไม่ต้องการความเป็นส่วนตัวมากนัก

พื้นที่สำหรับต้อนรับลูกค้า ผู้สมัครงาน และบุคคลภายนอก พร้อมที่นั่งรอก่อนเข้าพบ ช่วยแยกผู้มาติดต่อออกจากพื้นที่ทำงานของพนักงาน และจัดการการเข้าออกได้สะดวก

ห้องสำหรับประชุมอย่างเป็นทางการ นำเสนองาน รับรองลูกค้า หรือหารือเรื่องที่ต้องการความเป็นส่วนตัว พร้อมโต๊ะประชุม จอภาพ และอุปกรณ์ประชุมตามลักษณะงาน

พื้นที่ปิดสำหรับรับสายหรือประชุมออนไลน์รายบุคคล เพื่อแยกกิจกรรมการพูดคุยออกจากพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลาง โดยเลือกขนาดและอุปกรณ์ให้เหมาะกับระยะเวลาใช้งาน

พื้นที่สำหรับเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกน และอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้ร่วมกัน พร้อมจุดวางกระดาษและจัดชุดเอกสาร ช่วยให้พนักงานจากทุกที่นั่งเข้าถึงอุปกรณ์ได้สะดวก

พื้นที่สำหรับพักระหว่างวันและพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการ จัดด้วยโซฟาหรือเก้าอี้พักผ่อน โดยกำหนดการใช้งานให้ยังมีพื้นที่สำหรับผู้ที่ต้องการพักจริง

พื้นที่สำหรับเตรียมเครื่องดื่ม รับประทานอาหาร และพบปะเพื่อนร่วมงาน มีเคาน์เตอร์ อุปกรณ์ครัว และที่นั่งตามความต้องการ พร้อมแยกการดูแลความสะอาดจากพื้นที่ทำงาน

พื้นที่สำหรับเก็บกระเป๋า ของส่วนตัว เอกสาร และอุปกรณ์ของทีม ช่วยให้พนักงานเก็บของออกจากโต๊ะหลังใช้งาน และคืนพื้นที่ให้คนถัดไปใช้ได้สะดวก

รูปแบบเฟอร์นิเจอร์ในพื้นที่ Free Address นั้นจะไม่มีรูปแบบตายตัวว่าแบบไหนถูกที่สุดแต่จะเป็นการใช้เฟอแบบลอยตัวเพราะต้องการความยืดหยุ่นสูงและรองรับการปรับเปลี่ยนพื้นที่ได้โดยจะยกตัวอย่างเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะกับการทำงานอย่างยืดหยุ่นได้ดังนี้

โต๊ะที่ปรับตำแหน่งหรือเก็บเมื่อไม่ได้ใช้งานได้ เหมาะกับพื้นที่อเนกประสงค์ที่ต้องเปลี่ยนจากการทำงานกลุ่มเป็นการอบรม โดยตรวจกลไกพับ ตัวล็อกล้อ และพื้นที่จัดเก็บก่อนเลือกใช้

เก้าอี้สำหรับโต๊ะทำงานส่วนกลางที่ผู้ใช้งานสามารถปรับให้เหมาะกับตนเองได้ ควรเลือกกลไกที่เข้าใจง่าย เพื่อให้พนักงานปรับเก้าอี้ก่อนเริ่มงานได้สะดวก แม้เปลี่ยนที่นั่งเป็นประจำ

เฟอร์นิเจอร์สำหรับจุดแวะใช้งาน พื้นที่แพนทรี หรือการพูดคุยระยะสั้น ควรตรวจความสัมพันธ์ระหว่างความสูงโต๊ะ ที่นั่ง และที่พักเท้า พร้อมมีที่นั่งรูปแบบอื่นให้เลือกใช้งานด้วย

ไม่จำเป็นต้องเหมือนกันเสมอไปขึ้นอยู๋กับความต้องการขององค์กรว่าต้องการให้ในพื้นที่มีฟังก์ชันแบบใดบ้างเพราะความสะดวกใช้งานใช้งานของแต่ละคนไม่เหมือนกัน และลักษณะพื้นที่ตั้งของพื้นที่

การใช้พื้นที่ Free Address ต้องวางแผนทั้งที่นั่ง อุปกรณ์ และกติกาการใช้งานร่วมกัน หากเปลี่ยนจากโต๊ะประจำโดยยังไม่เตรียมส่วนสนับสนุน พนักงานอาจพบความไม่สะดวกตั้งแต่การหาที่นั่งไปจนถึงการประสานงานระหว่างทีม

กระจกที่ดูเหมือนกันอาจเป็นกระจกธรรมดา เทมเปอร์ หรือลามิเนต ซึ่งมีลักษณะการแตกต่างกัน ควรระบุชนิดและองค์ประกอบให้ชัดเจน แล้วให้ผู้รับผิดชอบออกแบบตรวจความเหมาะสมกับตำแหน่งติดตั้ง โดยเฉพาะประตูและแนวที่มีโอกาสถูกชน

การทิ้งกระเป๋า เอกสาร หรืออุปกรณ์ไว้บนโต๊ะทำให้คนอื่นไม่แน่ใจว่าสามารถใช้ที่นั่งนั้นได้หรือไม่ แม้เจ้าของของจะไม่ได้เข้ามาใช้งาน พื้นที่จึงไม่หมุนเวียนตามที่ตั้งใจ

บางโต๊ะอาจไม่มีจอเสริม สายเชื่อมต่อ หรือจุดจ่ายไฟที่ตรงกับอุปกรณ์ของผู้ใช้ ทำให้ต้องย้ายที่นั่งหรือเสียเวลาเตรียมอุปกรณ์ใหม่ทุกครั้ง

กระจกฝ้าแต่ละผลิตภัณฑ์ให้ระดับการพรางสายตาต่างกัน จึงควรทดลองตัวอย่างจากทั้งสองด้านภายใต้แสงจริง รวมถึงตรวจขณะมีคนยืนใกล้กระจก ไม่ตัดสินจากภาพตัวอย่างเพียงอย่างเดียว

การเปลี่ยนที่นั่งโดยไม่มีวิธีแจ้งตำแหน่งอาจทำให้ต้องเดินหาหรือส่งข้อความถามกันบ่อย โดยเฉพาะทีมที่ต้องตรวจงานและตัดสินใจร่วมกันตลอดวัน

การเปลี่ยนที่นั่งโดยไม่มีวิธีแจ้งตำแหน่งอาจทำให้ต้องเดินหาหรือส่งข้อความถามกันบ่อย โดยเฉพาะทีมที่ต้องตรวจงานและตัดสินใจร่วมกันตลอดวัน

งบประมาณที่ใช้สำหรับการออกแบบพื้นที่สำนักงาน ขึ้นอยู่กับขนาดของพื้นที่และสไตล์ที่ต้องการจะออกแบบโดยควรเตรียมงบประมาณสำหรับการออกแบบไว้เริ่มต้นที่ 100,000 - 200,000 บาท (เป็นตัวเลขที่ได้รับคำแนะนำจาก