รูปแบบการจัดออฟฟิศ 5 แบบ เลือกอย่างไรให้เหมาะกับการทำงานขององค์กร

การจัดออฟฟิศคือการวางตำแหน่งโต๊ะทำงาน ห้องประชุม พื้นที่ส่วนกลาง และเส้นทางเดินให้สัมพันธ์กับกิจกรรมขององค์กร การจัดพื้นที่จึงไม่ได้จบที่การเลือกเฟอร์นิเจอร์ให้ลงตัว แต่ต้องพิจารณาว่าใครทำงานร่วมกับใคร งานใดต้องการความเป็นส่วนตัว และพนักงานจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง

สำนักงานที่เหมาะกับทีมขายอาจแตกต่างจากสำนักงานของทีมบัญชีหรือทีมออกแบบ แม้จะมีจำนวนพนักงานใกล้เคียงกันก็ตาม หากเลือกผังจากความสวยงามหรือจำนวนโต๊ะเพียงอย่างเดียว อาจพบปัญหาเสียงรบกวน ห้องประชุมไม่พอ หรือพนักงานต้องเดินข้ามพื้นที่เพื่อประสานงานตลอดวัน

บทความนี้ของ Office Hub จะพาไปรู้จักรูปแบบการจัดออฟฟิศ 5 แบบ ได้แก่ Collaboration Space, Team Building Zone, Quiet Zone, Brainstorm Zone และ Co-working Space เพื่อช่วยให้องค์กรวางแผนพื้นที่ได้ตรงกับวิธีทำงานจริง

รูปแบบที่เหมาะที่สุดคือรูปแบบที่รองรับกิจกรรมหลักขององค์กร และมีพื้นที่สำหรับงานที่แตกต่างกันอย่างเพียงพอ ไม่จำเป็นต้องใช้ผังแบบเดียวทั้งสำนักงาน เช่น อาจจัดโต๊ะทีมเป็นพื้นที่เปิด แต่มีห้องปิดสำหรับสนทนาเรื่องสำคัญและประชุมออนไลน์  ควรเริ่มจากการแยกคำสำคัญให้ชัดเจน ดังนี้

การสื่อสารสื่อสารระหว่างทีมเป็นสิ่งที่สำคัญในการทำงานร่วมกันในบางแผนกหรือระหว่างแผนก ในพื้นที่ของออฟฟิศจึงควรมีพื้นที่สำหรับรองรับการใช้งานนี้

สำหรับบางพื้นที่ภายในออฟฟิศการจัดวางโต๊ะเก้าอี้ให้เพียงพอกับการใช้งานจะสามารถเพิ่มความสะดวกให้กับองค์กรได้

ในบางเวลาที่ต้องมีการประชุ่มกันระหว่างทีมอาจจะสร้างเสียงรบกวนให้กับเพื่อนร่วมงานได้ พื้นที่สำหรับการประชุมโดยเฉพาะจึงเป็นพื้นที่ที่จำเป็น

Collaboration Space คือพื้นที่สำหรับสมาชิกในทีมเข้ามาทำงาน ประสานงาน และตัดสินใจร่วมกัน เช่น ตรวจแบบ แก้ไขเอกสาร วางแผนโครงการ หรือหารือความคืบหน้าของงาน โดยรองรับการทำงานร่วมกันได้ทั้งช่วงสั้นและต่อเนื่อง

ลักษณะพื้นที่ควรมีโต๊ะที่วางอุปกรณ์หรือเอกสารร่วมกันได้ พร้อมเก้าอี้เคลื่อนย้ายสะดวก จอแสดงผล และกระดานเขียน อาจจัดเป็นพื้นที่เปิด กึ่งเปิด หรือห้องแยกตามระดับเสียงและความเป็นส่วนตัวของงาน

Team Building Zone คือพื้นที่สำหรับกิจกรรมที่เปิดโอกาสให้พนักงานรู้จักกัน แลกเปลี่ยน และสร้างความสัมพันธ์นอกเหนือจากงานประจำ เช่น กิจกรรมกลุ่ม เกม เวิร์กช็อปภายใน หรือกิจกรรมต้อนรับสมาชิกใหม่

Quiet Zone คือพื้นที่สำหรับงานรายบุคคลที่ต้องการลดเสียงสนทนาและสิ่งรบกวน เช่น อ่านเอกสาร วิเคราะห์ข้อมูล เขียนรายงาน หรือตรวจสอบรายละเอียดของงาน

Brainstorm Zone คือพื้นที่สำหรับเสนอแนวคิด สำรวจทางเลือก และพัฒนาความคิดร่วมกันก่อนนำไปดำเนินงาน เช่น คิดแคมเปญ วางแนวคิดการออกแบบ หรือหาวิธีแก้ปัญหาของโครงการ

ลักษณะพื้นที่ควรเอื้อต่อการเขียน วาด ติดภาพ และจัดกลุ่มข้อมูล โดยมีกระดานไวต์บอร์ด บอร์ดติดโน้ต หรือจอแสดงผล พร้อมเฟอร์นิเจอร์ที่ปรับการนั่งและยืนทำกิจกรรมได้ตามความเหมาะสม

Co-working Space คือพื้นที่ทำงานที่ผู้ใช้จากต่างทีมหรือต่างองค์กรเข้ามาใช้ทรัพยากรร่วมกัน เช่น โต๊ะทำงาน อินเทอร์เน็ต ห้องประชุม และพื้นที่ส่วนกลาง โดยอาจมีทั้งที่นั่งชั่วคราวและที่นั่งที่จองล่วงหน้า

ลักษณะพื้นที่มักประกอบด้วยเฟอร์นิเจอร์แบบลอยตัวเพราะเป็นพื้นที่ที่ต้องการควาามยืดหยุ่นสูงและต้องสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานได้

วัตถุประสงค์หลักของการจัดพื้นที่ทั้ง 5 รูปแบบ คือ รองรับกิจกรรมการทำงานที่แตกต่างกัน ให้พนักงานเลือกใช้พื้นที่ได้เหมาะกับงาน โดยแต่ละพื้นที่มีจุดมุ่งหมายดังนี้

จัดพื้นที่ให้สมาชิกสามารถนำข้อมูลมาพิจารณาร่วมกัน พูดคุยรายละเอียด และหาข้อสรุปได้สะดวก เช่น การตรวจงาน วางแผนโครงการ หรือแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย โดยมีโต๊ะร่วม จอแสดงผล หรือกระดานเขียน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจข้อมูลตรงกันและทราบหน้าที่ที่จะนำไปดำเนินการต่อ

จัดพื้นที่สำหรับพบปะและทำกิจกรรมร่วมกัน เพื่อให้พนักงานได้พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานนอกเหนือจากเรื่องงานประจำ โดยเฉพาะสมาชิกใหม่หรือผู้ที่อยู่ต่างแผนก กิจกรรมกลุ่ม เวิร์กช็อป หรือการแลกเปลี่ยนประสบการณ์เป็นโอกาสให้เรียนรู้มุมมองของกันและกัน และสร้างความคุ้นเคยสำหรับการติดต่อประสานงานในอนาคต

จัดพื้นที่ให้พนักงานทำงานต่อเนื่องได้โดยลดการรบกวนจากการพูดคุย โทรศัพท์ และคนเดินผ่าน เหมาะกับการอ่านเอกสาร วิเคราะห์ข้อมูล เขียนรายงาน หรือตรวจสอบรายละเอียด โดยควรแยกจากพื้นที่กิจกรรมและกำหนดกติกาการใช้งานให้ชัดเจน เพื่อรักษาบรรยากาศเงียบสำหรับผู้ใช้ร่วมกัน

จัดพื้นที่ให้สมาชิกแสดงความคิดเห็น ตั้งคำถาม และต่อยอดข้อเสนอของกันและกัน เพื่อค้นหาทางเลือกก่อนตัดสินใจ เช่น การคิดแคมเปญ กำหนดแนวทางออกแบบ หรือพัฒนาวิธีแก้ปัญหา ควรมีอุปกรณ์สำหรับเขียน วาด และติดข้อมูล เพื่อให้เห็นภาพรวม เปรียบเทียบแนวคิด และบันทึกประเด็นไว้พัฒนาต่อได้

จัดพื้นที่ส่วนกลางให้ผู้ใช้หลายกลุ่มเข้ามาทำงานได้ แม้จะมีหน้าที่หรือโครงการแตกต่างกัน โดยใช้โต๊ะ อินเทอร์เน็ต ห้องประชุม และอุปกรณ์สำนักงานร่วมกันตามความต้องการ จึงควรมีที่นั่งหลายรูปแบบ พร้อมกำหนดวิธีจอง สิทธิ์เข้าถึง และกติกาดูแลอุปกรณ์ เพื่อให้ทุกกลุ่มใช้งานได้อย่างเป็นระเบียบ