การจัดพื้นที่ Free Address รูปแบบต่างๆให้เหมาะกับการใช้งานขององค์กร

การจัดพื้นที่ Free Address คือการวางผังสำนักงานที่เปิดให้พนักงานเลือกใช้ที่นั่งร่วมกัน โดยไม่ผูกทุกคนกับโต๊ะประจำ และจัดพื้นที่สนับสนุนให้เหมาะกับกิจกรรมการทำงาน เช่น งานที่ต้องใช้สมาธิ การประสานงาน และการประชุมออนไลน์ จุดเริ่มต้นจึงควรเป็นการทำความเข้าใจงานขององค์กร ก่อนตัดสินใจว่าจะจัดโต๊ะหรือแบ่งพื้นที่อย่างไร

องค์กรที่มีพนักงานออกพบลูกค้าเป็นประจำ ย่อมต้องการพื้นที่ต่างจากองค์กรที่ทำงานหน้าจอตลอดวัน ขณะเดียวกัน บริษัทที่แต่ละแผนกต้องประสานงานใกล้ชิดอาจไม่เหมาะกับการเปิดให้เลือกที่นั่งอย่างอิสระทั่วสำนักงาน การเลือกใช้รูปแบบเดียวกันทั้งหมดจึงอาจทำให้บางทีมใช้งานสะดวก แต่บางทีมกลับทำงานยากขึ้น

บทความนี้ของ Office Hub จะอธิบายรูปแบบการจัดพื้นที่ Free Address วิธีเลือกให้เหมาะกับลักษณะองค์กร และแนวทางกำหนดจำนวนที่นั่ง พร้อมตัวอย่างสถานการณ์และตารางเปรียบเทียบ เพื่อช่วยให้ผู้บริหาร ฝ่ายบุคคล และผู้รับผิดชอบสำนักงานนำไปใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นในการวางแผนได้

แม้จะมีกิจกรรมภายในพื้นที่เหมือนกัน แต่การจัดพื้นที่ในรูปแบบของ Free Address นั้นจะโดดเดjนในเรื่องการทำงานแบบไม่มีโต๊ะประจำ โดยจะมีข้อแตกต่างของ ออฟฟิศปกติ Co-working Space และ Free Address ดังนี้

ไม่จำเป็น องค์กรสามารถใช้โต๊ะร่วมกันเฉพาะบางทีม บางโซน หรือบางประเภทงาน และคงโต๊ะประจำสำหรับผู้ที่มีเหตุผลในการใช้งานเฉพาะได้ เช่น ผู้ที่ต้องใช้เครื่องมือประจำจุด หรือทำงานกับเอกสารที่ต้องควบคุมการเข้าถึง โดยทารใช้งานทั้งหมดต้องขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานในพื้นที่เป็นหลัก

ควรจัดพื้นที่ต้อนรับไว้บริเวณด้านหน้าสำนักงาน เพื่อให้ผู้มาติดต่อมองเห็นได้ทันทีและไม่ต้องเดินผ่านพื้นที่ทำงานภายใน หากมีห้องประชุมสำหรับรับรองลูกค้า ควรวางไว้ใกล้กัน เพื่อให้พาแขกเข้าประชุมได้สะดวกและควบคุมการเข้าถึงพื้นที่ของพนักงานได้ง่ายขึ้น

ควรวางโต๊ะทำงานไว้ในบริเวณที่เชื่อมต่อกับห้องประชุม พื้นที่ทำงานร่วมกัน และจุดเก็บของได้สะดวก แต่ไม่อยู่ติดทางเข้าสำนักงานหรือเส้นทางที่มีผู้มาติดต่อเดินผ่านเป็นประจำ

ควรอยู่ห่างจากทางเข้า แพนทรี เครื่องพิมพ์ และพื้นที่พูดคุย โดยเลือกบริเวณที่ไม่ต้องใช้เป็นทางผ่านไปยังห้องหรือพื้นที่อื่น เพื่อลดการรบกวนจากทั้งเสียงและการเคลื่อนไหว

ควรจัดไว้ใกล้ทีมที่ต้องพูดคุยหรือแลกเปลี่ยนงานกันเป็นประจำ เพื่อให้เปลี่ยนจากการทำงานส่วนตัวมาประสานงานได้สะดวก โดยไม่ต้องเดินข้ามสำนักงานทุกครั้งพื้นที่นี้ควรอยู่ฝั่งที่รองรับการสนทนาได้ และเว้นระยะหรือมีพื้นที่คั่นจากโซนเงียบ หากมีกิจกรรมประชุมกลุ่มบ่อย ควรพิจารณาแยกเป็นห้องเพื่อไม่ให้เสียงกระจายไปยังโต๊ะทำงานโดยรอบ

ห้องประชุมที่ใช้รับรองลูกค้าควรอยู่ใกล้พื้นที่ต้อนรับ ส่วนห้องประชุมภายในควรอยู่ในตำแหน่งที่พนักงานแต่ละโซนเข้าถึงได้สะดวก โดยไม่จำเป็นต้องรวมทุกห้องไว้ด้านหน้าสำนักงานทั้งหมด

ควรกระจายไว้ใกล้พื้นที่ทำงาน เพื่อให้พนักงานย้ายเข้าไปใช้งานเมื่อต้องรับสายหรือประชุมออนไลน์ได้สะดวก โดยไม่ต้องเดินไกลจนเลือกสนทนาที่โต๊ะแทนตำแหน่งประตูไม่ควรเปิดรบกวนโต๊ะที่อยู่ติดกัน และควรตรวจสอบเรื่องการระบายอากาศ ระบบไฟฟ้า และเครือข่ายตั้งแต่ขั้นตอนวางผัง หากเป็นบูธสำเร็จรูป ต้องตรวจเงื่อนไขการติดตั้งของผู้ผลิตประกอบด้วย

ควรวางในบริเวณส่วนกลางหรือจุดเชื่อมระหว่างโซน เพื่อให้หลายทีมใช้งานร่วมกันได้ โดยหลีกเลี่ยงตำแหน่งติดพื้นที่เงียบหรือด้านหลังโต๊ะทำงานที่ต้องใช้สมาธิควรมีพื้นที่สำหรับยืนรอ หยิบเอกสาร และเติมวัสดุสิ้นเปลืองโดยไม่ขวางทางเดิน หากมีงานพิมพ์ข้อมูลภายใน ควรหลีกเลี่ยงบริเวณที่ผู้มาติดต่อเข้าถึงได้โดยไม่มีผู้ดูแล

ควรอยู่ในบริเวณที่พนักงานพักหรือพูดคุยได้โดยไม่รบกวนโซนทำงาน อาจจัดใกล้แพนทรีเพื่อให้ใช้พื้นที่ต่อเนื่องกันได้ แต่ควรกำหนดขอบเขตให้ชัดเจนหากเลือกตำแหน่งใกล้หน้าต่าง ควรพิจารณาแสงและความร้อนร่วมด้วย และไม่ควรจัดให้เป็นทางผ่านหลักจนผู้ใช้งานรู้สึกว่าพักได้ไม่สะดวก

ควรพิจารณาตำแหน่งที่เชื่อมต่อระบบน้ำ ท่อน้ำทิ้ง และการระบายอากาศได้เหมาะสม โดยตรวจสอบข้อจำกัดของอาคารก่อนกำหนดตำแหน่ง เพราะการย้ายแพนทรีอาจเกี่ยวข้องกับงานระบบหลายส่วนควรแยกจากพื้นที่ทำงานเงียบและจุดเก็บเอกสาร พร้อมจัดตำแหน่งตู้เย็น ไมโครเวฟ และจุดทิ้งขยะให้ใช้งานสะดวก โดยไม่ทำให้คนยืนรอซ้อนกับทางเข้าออกหรือทางเดินหลั

ล็อกเกอร์ส่วนตัวควรอยู่ในจุดที่พนักงานแวะเก็บของก่อนเลือกโต๊ะ และหยิบของก่อนกลับได้สะดวก เช่น ใกล้ทางเข้าฝั่งพนักงานหรือบริเวณก่อนเข้าสู่โซนทำงาน โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในพื้นที่รับรองแขกส่วนตู้เก็บอุปกรณ์และเอกสารของทีมควรอยู่ใกล้โซนที่ใช้งานจริง พร้อมเผื่อพื้นที่เปิดบานตู้และยืนหยิบของ เพื่อไม่ให้การใช้งานตู้รบกวนผู้ที่นั่งทำงานอยู่ข้างเคียง

การใช้พื้นที่ Free Address ต้องวางแผนทั้งที่นั่ง อุปกรณ์ และกติกาการใช้งานร่วมกัน หากเปลี่ยนจากโต๊ะประจำโดยยังไม่เตรียมส่วนสนับสนุน พนักงานอาจพบความไม่สะดวกตั้งแต่การหาที่นั่งไปจนถึงการประสานงานระหว่างทีม

ขนาดของทางเดินหรือทางสัญจรภายในออฟฟิศปกติทั่วไปจะมีขนาดอยู่ที่ 1200 mm ส่วนขนาดทางสัญจรที่อยู่ในพื้นที่อย่าง Free address นั้นจะอยู่

ต้องคำนึงถึงรูทการทำงานของคนนองค์กรว่ามีพฤติกรรมการใช้งานอย่างไร เพื่อไม่ให้การใช้งาบภายในพื้นที่เกิดความสับสนหรือซ้อนทับกัน

เนื่องจาก Free Address เป็นพื้นที่ที่มีความยิดหยุ่นสูงสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความสะดวกในการใช้งานของคนในองค์กร เฟอร์นิเจอร์ภายในพื้นที่ส่วนใหญ๋จึงควรจะเป็นเฟอร์นิเจอร์ลอยตัวเพื่อให้สมารถขนย้ายได้สะดวก

แม้ว่าพื้นการใช้งานส่วนใหญ่จะเป็นพื้นที่ของสำนักงานที่ความเป็นส่วนตัวจะค่อนข้างน้อย แต่สัดส่วนของพื้นที่ส่วนตัว

ระยะเวลาที่ใช้ในการออกแบบจะขึ้นอยู่กับขนาดของพื้นที่ และข้อตกลงต่างๆในระหว่างการออกแบบ เช่น การตกลงเรื่องดีไซน์ การเขียนแบบ การใช้วัสดุ และ การใช้เฟอร์นิเจอร์ โดยจากประสบการณ์ของดีไซน์เนอร์ให้ความเห็นว่าระยะเวลาที่ใช้ทั้งหมดต่องานจะใช้ระยะเวลาอยู่ประมาณ 1 - 3 เดือนโดนประมาณ