เทคนิคเลือก ชั้นวางหนังสือ ในออฟฟิศให้เหมาะกับการใช้งาน

การ เลือก ชั้นวางหนังสือ ในออฟฟิศควรเริ่มจากสิ่งที่จะจัดเก็บและคนที่จะใช้งานจริง ชั้นหนังสือสำหรับวางหนังสืออ้างอิงในพื้นที่ทำงาน อาจต้องการรูปแบบต่างจากชั้นสำหรับแสดงสิ่งพิมพ์ในโซนต้อนรับ หากเลือกจากรูปลักษณ์เพียงอย่างเดียว อาจพบภายหลังว่าชั้นลึกไม่พอสำหรับแฟ้ม หยิบของยาก หรือวางแล้วกีดขวางทางเดิน

ชั้นวางที่เหมาะสมช่วยให้เอกสารค้นหาได้ง่ายและทำให้พื้นที่เป็นระเบียบ Office Hub จึงรวบรวมวิธีพิจารณาขนาด รูปแบบ วัสดุ และตำแหน่งติดตั้ง เพื่อช่วยให้เลือกชั้นหนังสือที่สอดคล้องกับการทำงานของแต่ละส่วนในสำนักงาน

ให้แยกของที่ต้องเก็บตามลักษณะการใช้งานก่อนเลือกชั้น เพราะหนังสือ แฟ้มเอกสาร กล่องเก็บของ และสิ่งของตกแต่งมีขนาดและน้ำหนักต่างกัน ลองดูว่าทีมต้องหยิบสิ่งใดทุกวัน สิ่งใดใช้เป็นครั้งคราว และมีเอกสารส่วนใดที่ไม่ควรวางให้บุคคลทั่วไปเข้าถึง

ตัวอย่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริงคือซื้อชั้นหนังสือแบบเปิดมาสำหรับเก็บแฟ้มทั้งหมด แต่เมื่อใช้งานกลับมีเอกสารบางส่วนที่ต้องจำกัดการเข้าถึง จึงต้องหาตู้บานปิดมาเพิ่มในภายหลัง การกำหนดประเภทของสิ่งของตั้งแต่ต้นช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าควรใช้ชั้นเปิด ชั้นปิด หรือจัดสองแบบร่วมกัน

อาจเริ่มทำรายการสั้น ๆ ก่อนเลือกซื้อ ดังนี้

ขนาดโต๊ะควรเริ่มจากสิ่งที่คนในห้องจะทำระหว่างประชุม ไม่ใช่เริ่มจากจำนวนเก้าอี้เพียงอย่างเดียว ลองทบทวนการใช้งานหลักดังนี้

วัดทั้งพื้นที่วางชั้นและพื้นที่ใช้งานด้านหน้าชั้น ไม่ควรดูเพียงว่าชั้นเข้ากับช่องผนังได้หรือไม่ หากตั้งในทางเดินหรือหลังเก้าอี้ทำงาน ต้องตรวจว่าคนยังเดินผ่าน เปิดบานตู้ หรือดึงหนังสือออกได้สะดวกเมื่อมีคนใช้งานพื้นที่พร้อมกัน

ก่อนกำหนดขนาด ควรวัดความกว้าง ความลึก และความสูงของพื้นที่ รวมถึงตำแหน่งปลั๊กไฟ สวิตช์ ประตู และอุปกรณ์บนผนัง หากเลือกชั้นสูง ควรตรวจพื้นที่เหนือชั้นและวิธีติดตั้งตามคู่มือของสินค้าที่เลือกด้วย ชั้นหนังสือบางรายการระบุว่าต้องเผื่อพื้นที่สำหรับยึดชั้นกับผนัง

ชั้นหนังสือที่ใช้เก็บคู่มือหรือเอกสารอ้างอิงประจำทีมควรอยู่ในจุดที่พนักงานเดินไปหยิบได้สะดวก หากต้องเดินข้ามพื้นที่ทำงานหรือผ่านห้องประชุมทุกครั้ง คนอาจนำหนังสือไปวางค้างไว้บนโต๊ะแทน

ลองดูว่าใครใช้ชั้นนี้บ่อยที่สุด แล้วเลือกตำแหน่งที่เข้าถึงง่ายโดยไม่กีดขวางทางเดิน สำหรับชั้นที่ทุกแผนกใช้ร่วมกัน ควรวางในพื้นที่ส่วนกลางและมีป้ายหมวดหมู่ให้ค้นหาหนังสือได้เร็วขึ้น

หนังสือ แฟ้ม และกล่องเก็บเอกสารมีความสูงต่างกัน ชั้นที่ปรับตำแหน่งแผ่นวางได้จึงช่วยให้ใช้พื้นที่ภายในได้เหมาะกับของที่มีอยู่ และปรับใหม่ได้เมื่อรูปแบบการจัดเก็บเปลี่ยนไป

ก่อนซื้อ ควรลองจัดรายการสิ่งของที่ต้องเก็บตามขนาด หากมีแฟ้มขนาดสูงจำนวนมาก ให้ตรวจว่าปรับช่องชั้นแล้วจะยังเหลือพื้นที่สำหรับหนังสือประเภทอื่นเพียงพอหรือไม่

ชั้นหนังสือเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ที่พนักงานและผู้มาเยือนมองเห็น สี วัสดุ และรูปทรงจึงควรสัมพันธ์กับเฟอร์นิเจอร์เดิม โดยเฉพาะชั้นที่ตั้งในโซนต้อนรับหรือห้องประชุม

อย่างไรก็ตาม ควรตัดสินจากการใช้งานก่อนรูปลักษณ์ ชั้นที่ดูโปร่งในภาพอาจมีพื้นที่เก็บแฟ้มไม่เพียงพอ ลองกำหนดสิ่งที่จะวางบนชั้นก่อน แล้วจึงเลือกสีและวัสดุที่เข้ากับห้อง

หากทีมมีหนังสือ คู่มือ หรือแฟ้มเพิ่มขึ้นเป็นประจำ ชั้นที่ใส่ของได้พอดีทั้งหมดตั้งแต่วันแรกอาจเต็มเร็ว ควรประเมินแนวโน้มการจัดเก็บและเผื่อช่องสำหรับสิ่งที่จะเพิ่มในอนาคตตามแผนงานจริง การเผื่อพื้นที่ไม่ได้หมายความว่าต้องซื้อชั้นขนาดใหญ่เสมอไป อาจเลือกแบบที่เพิ่มชั้นหรือจัดวางต่อกันได้ในภายหลัง พร้อมกำหนดรอบคัดแยกเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานแล้ว

รูปแบบชั้นควรสอดคล้องกับทั้งความถี่ในการหยิบใช้และภาพรวมของพื้นที่ ชั้นเปิดช่วยให้มองเห็นหนังสือได้ทันที ส่วนชั้นบานปิดช่วยลดภาพที่ดูรกและเหมาะกับสิ่งของที่ไม่ต้องการแสดงทั้งหมด

พื้นที่ใช้งาน

• พื้นที่ทำงานของทีม
  
  

• ห้องประชุม
  
  

• โซนต้อนรับ
  
  

• ห้องเก็บเอกสาร
  
  

• พื้นที่อเนกประสงค์
  
  

รูปแบบที่ควรพิจารณา

• ชั้นเปิดหรือชั้นผสมบานปิด
  
  
•  ชั้นขนาดพอเหมาะหรือตู้บานปิด
  
  
• ชั้นเปิดสำหรับหนังสือหรือสิ่งพิมพ์ที่ต้องการแสดง
•  ชั้นที่จัดหมวดหมู่ได้ชัดเจน
  
  
• ชั้นที่ปรับช่องจัดเก็บได้
  
  

ชั้นแบบเปิดเหมาะกับหนังสืออ้างอิง คู่มือ หรือวัสดุที่ทีมใช้ร่วมกัน เพราะมองเห็นและหยิบคืนได้ง่าย อย่างไรก็ตาม หากวางเอกสารหลายประเภทโดยไม่มีป้ายหมวดหมู่ พื้นที่อาจดูไม่เป็นระเบียบและค้นหาของยากขึ้น

ชั้นหรือตู้บานปิดเหมาะกับแฟ้ม กล่อง และสิ่งของที่ไม่จำเป็นต้องแสดงในพื้นที่ทำงานหรือห้องประชุม ควรตรวจพื้นที่ด้านหน้าสำหรับเปิดบาน รวมถึงวิธีจัดหมวดหมู่ภายใน เพราะการปิดบานไม่ได้ช่วยให้ค้นหาเอกสารง่ายขึ้นหากไม่มีระบบจัดเก็บ

การมีช่องเปิดและช่องปิดในชุดเดียวช่วยแยกสิ่งที่ต้องหยิบบ่อยออกจากของที่ต้องการเก็บให้พ้นสายตา เหมาะกับโซนต้อนรับหรือพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ต้องการทั้งความสะดวกและความเรียบร้อย ก่อนเลือกควรกำหนดก่อนว่าช่องเปิดจะใช้วางอะไร เพื่อไม่ให้กลายเป็นพื้นที่วางของชั่วคราวโดยไม่มีหมวดหมู่

ตรวจค่ารับน้ำหนักต่อชั้นของสินค้าที่จะซื้อโดยตรง เพราะชั้นหนังสือแต่ละแบบรับน้ำหนักได้ต่างกัน หากต้องเก็บหนังสือและแฟ้มจำนวนมาก ให้ตรวจทั้งแผ่นชั้น โครงด้านข้าง และจุดยึด ไม่ควรดูเพียงความหนาของแผ่นวาง ภาพสินค้าอาจแสดงของตกแต่งเพียงเล็กน้อย ซึ่งไม่ได้บอกว่าชั้นจะรองรับแฟ้มที่วางเต็มทุกช่องได้อย่างไร

ตรวจค่ารับน้ำหนักต่อชั้นของสินค้าที่จะซื้อโดยตรง เพราะชั้นหนังสือแต่ละแบบรับน้ำหนักได้ต่างกัน หากต้องเก็บหนังสือและแฟ้มจำนวนมาก ให้ตรวจทั้งแผ่นชั้น โครงด้านข้าง และจุดยึด ไม่ควรดูเพียงความหนาของแผ่นวาง ภาพสินค้าอาจแสดงของตกแต่งเพียงเล็กน้อย ซึ่งไม่ได้บอกว่าชั้นจะรองรับแฟ้มที่วางเต็มทุกช่องได้อย่างไร