พื้นที่พักผ่อนในออฟฟิศควรเป็นอย่างไร เพื่อสร้างความผ่อนคลายให้พนักงาน

พื้นที่พักผ่อนในออฟฟิศควรเป็นจุดที่พนักงานเลือกพักได้จริง ทั้งการนั่งเงียบ เปลี่ยนบรรยากาศ หรือพูดคุยระหว่างวัน การออกแบบจึงควรเริ่มจากกิจกรรมและความต้องการของผู้ใช้ แล้วจึงเลือกตำแหน่ง เฟอร์นิเจอร์ และรายละเอียดตกแต่งให้สอดคล้องกัน

การมีโซฟาหรือมุมกาแฟไม่ได้หมายความว่าพื้นที่นั้นเหมาะกับการพักเสมอไป หากอยู่ติดจุดประชุมที่เสียงดัง ถูกใช้รับลูกค้าตลอดเวลา หรือไม่มีใครแน่ใจว่าเข้าใช้ได้เมื่อไร พนักงานอาจยังเลือกนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงาน แม้สำนักงานจะจัดมุมพักไว้แล้วก็ตาม

บทความนี้ของ Office Hub จะช่วยผู้บริหาร ฝ่ายบุคคล ฝ่ายธุรการ และผู้ดูแลสำนักงานวางแผนพื้นที่พักให้เหมาะกับองค์กร ตั้งแต่การสำรวจผู้ใช้ แบ่งโซน เลือกวัสดุและเฟอร์นิเจอร์ ไปจนถึงกำหนดกติกาและประเมินผลหลังใช้งาน โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มจากพื้นที่ขนาดใหญ่

ควรเข้าถึงสะดวก มีที่นั่งเหมาะกับผู้ใช้ แยกกิจกรรมที่รบกวนกัน และดูแลให้สะอาดพร้อมใช้อยู่เสมอ พร้อมกำหนดให้ชัดว่าเป็นจุดพักเงียบ พูดคุย หรือรับประทานอาหาร เพื่อไม่ให้ทุกกิจกรรมมาทับซ้อนในพื้นที่เดียว

พื้นที่พักผ่อนในออฟฟิศ หมายถึงพื้นที่ที่จัดไว้ให้พนักงานหยุดจากกิจกรรมงานและเลือกพักตามความต้องการ ส่วน Breakout Area คือพื้นที่นั่งแบบไม่เป็นทางการที่อาจใช้ทั้งพักและคุยงาน จึงต้องระบุหน้าที่ให้ชัด หากต้องการให้พื้นที่นั้นรองรับการพักเป็นหลัก

ควรออกแบบจากจำนวนผู้ใช้พร้อมกันและลักษณะการพัก มากกว่าจำนวนพนักงานทั้งหมดเพียงอย่างเดียว สำรวจช่วงเวลาที่คนใช้จริง เส้นทางเดิน และข้อจำกัดของสำนักงานก่อนตัดสินใจจัดห้องใหม่หรือปรับพื้นที่เดิม

เริ่มจากคำถามที่เชื่อมกับพฤติกรรม เช่น ปัจจุบันพักที่ไหน เหตุใดจึงไม่ใช้มุมที่มีอยู่ และช่วงใดหาที่นั่งไม่ได้ ให้เก็บความเห็นจากหลายทีม รวมถึงพนักงานที่เข้าออฟฟิศต่างเวลากัน เพื่อไม่ให้พื้นที่ตอบโจทย์เฉพาะกลุ่มที่แสดงความคิดเห็นมากที่สุด เช่น

มุมพักควรเดินถึงได้สะดวก แต่ไม่อยู่กลางเส้นทางที่ทุกคนต้องผ่านตลอดเวลา พื้นที่ใกล้แพนทรีอาจเหมาะกับการพูดคุยและเครื่องดื่ม ส่วนมุมพักเงียบควรถอยจากเครื่องชงกาแฟ จุดถ่ายเอกสาร และพื้นที่ประชุมที่มีการเข้าออกบ่อย

พื้นที่พักผ่อนหากตั้งอยู่ในพื้นที่ที่แสงแดดสาดเข้ามาอย่างเหมาะสมจะส่งผลให้เกิดความรู็สึกโปร่งโล่งสบายได้ ทำให้สำนักงานดูไม่อึดอัดและเพิ่มความผ่อนคลายได้ ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับพื้นที่ของสำนักงานด้วย

พื้นที่พักผ่อนควรออกแบบจากรูปแบบการพักของพนักงาน ทั้งการนั่งเงียบ พูดคุย หรือรับประทานอาหาร แล้วจึงเลือกตำแหน่ง เฟอร์นิเจอร์ และบรรยากาศให้เหมาะกับกิจกรรม โดยมีแนวทางดังนี้

การเลือกแนวคิดให้เหมาะกับองค์กรต้องอาศัยข้อมูลจากทั้งผู้บริหารและผู้ใช้งานจริง หากรับฟังเพียงภาพลักษณ์ที่ต้องการ อาจได้สำนักงานที่สื่อสารแบรนด์ได้ดี แต่ยังมีปัญหาเรื่องพื้นที่ประชุม การจัดเก็บ หรือการประสานงานระหว่างทีม

จัดพื้นที่ให้เดินถึงง่ายและไม่ขวางเส้นทางสัญจร หากอยู่ใกล้แพนทรีควรพิจารณาเสียงเครื่องชงกาแฟและกลิ่นอาหาร ส่วนมุมพักเงียบควรอยู่ห่างจากจุดประชุม เครื่องถ่ายเอกสาร และบริเวณที่มีคนเดินผ่านบ่อย

แยกมุมนั่งส่วนตัวออกจากโต๊ะรับประทานอาหารหรือกลุ่มที่นั่งสนทนา อาจใช้การจัดแนวเฟอร์นิเจอร์ ชั้นวาง หรือฉากกั้นช่วยแบ่งพื้นที่ แต่หากต้องการควบคุมเสียงระหว่างโซน ควรพิจารณารายละเอียดผนังและงานเสียงเพิ่มเติม

ใช้มุมมองภายนอก ต้นไม้ หรือวัสดุลายธรรมชาติช่วยสร้างบรรยากาศตามแนวคิดของพื้นที่ หากใช้ต้นไม้จริง ควรเลือกให้เหมาะกับแสงและมีผู้รับผิดชอบดูแล รวมถึงวางกระถางให้ไม่กีดขวางทางเดิน

ก่อนอนุมัติแบบ ควรทดสอบว่าแนวคิดรองรับสถานการณ์ทำงานได้ครบหรือไม่ โดยใช้ผังจำลอง ตัวอย่างวัสดุ และความคิดเห็นจากผู้ใช้งานร่วมกัน การตรวจสอบในขั้นนี้ช่วยให้เห็นข้อขัดข้องก่อนรายละเอียดถูกนำไปผลิตหรือติดตั้ง

ก่อนอนุมัติแบบ ควรทดสอบว่าแนวคิดรองรับสถานการณ์ทำงานได้ครบหรือไม่ โดยใช้ผังจำลอง ตัวอย่างวัสดุ และความคิดเห็นจากผู้ใช้งานร่วมกัน การตรวจสอบในขั้นนี้ช่วยให้เห็นข้อขัดข้องก่อนรายละเอียดถูกนำไปผลิตหรือติดตั้ง

พื้นที่พักผ่อนอาจใช้งานได้ไม่เต็มที่ หากการจัดพื้นที่ไม่สอดคล้องกับพฤติกรรมของพนักงาน ปัญหาที่ควรตรวจสอบมีดังนี้

การนั่งพักเงียบ พูดคุย และรับประทานอาหารต้องการสภาพแวดล้อมต่างกัน หากรวมทุกกิจกรรมโดยไม่มีการแบ่งโซน เสียงและกลิ่นอาจรบกวนผู้ที่ต้องการพักส่วนตัว ควรจัดกลุ่มกิจกรรมและแยกตำแหน่งให้เหมาะสม

การระบุว่าอยากได้สำนักงานสีขาว สไตล์มินิมอล หรือใช้ไม้เป็นหลัก ยังไม่อธิบายว่าพื้นที่จะช่วยสนับสนุนองค์กรอย่างไร ทำให้การพัฒนาแบบมีทิศทางเฉพาะด้านความสวยงาม แต่ขาดหลักคิดเรื่องการใช้งาน

โซฟาเตี้ย เบาะลึก หรือเก้าอี้ที่ไม่มีพนักพิงอาจไม่เหมาะกับผู้ใช้ทุกคน ควรทดลองนั่งและลุกจากตัวอย่างจริง มีที่นั่งให้เลือกหลายแบบ และตรวจความสัมพันธ์ระหว่างความสูงของโต๊ะกับที่นั่ง

การเพิ่มจำนวนที่นั่งโดยไม่ตรวจพื้นที่ใช้งานอาจทำให้เดินเข้าออกหรือเลื่อนเก้าอี้ไม่สะดวก ควรวางผังด้วยขนาดเฟอร์นิเจอร์จริง พร้อมเผื่อพื้นที่สำหรับการใช้งาน การทำความสะอาด และการเข้าถึงของผู้ใช้ที่มีความต้องการต่างกัน

พื้นที่ริมหน้าต่างอาจมีแสงจ้าหรือความร้อน ส่วนมุมใกล้แพนทรีอาจได้รับเสียงจากเครื่องชงกาแฟและกลิ่นอาหาร ควรสำรวจตามช่วงเวลาที่ใช้งานจริง แล้วประสานเรื่องอุปกรณ์บังแสง การควบคุมเสียง และการระบายอากาศตั้งแต่พัฒนาแบบ

เบาะที่ทำความสะอาดยาก โต๊ะที่เกิดรอยน้ำง่าย หรือที่เก็บของไม่เพียงพอ อาจเพิ่มภาระดูแลหลังเปิดใช้ ควรตรวจคู่มือวัสดุ วิธีซ่อมเปลี่ยน และจัดตำแหน่งเก็บภาชนะกับถังขยะให้สัมพันธ์กับกิจกรรม